Äntligen börjar sommaren närma sig. För dig som chef är det därmed också hög tid att lösa semesterplaneringen – både för dina kollegor och för dig själv. Här är våra 10 bästa tips på hur du kan planera semestern på er förvaltning!
1. Börja planera semestern i god tid
Som arbetsgivare behöver du ge beslut om semester minst två månader i förväg. Det innebär att du behöver börja semesterplaneringen i god tid. I slutet av mars bör med andra ord ert semesterschema för juni, juni och augusti vara helt klart.
2. Ha ett informationsmöte med alla medarbetare
Kalla alla medarbetare till ett informationsmöte och berätta att semestrarna ska börja planeras. Ge alla möjlighet att komma med önskemål om när de vill ha semester och sätt en tydlig deadline.
3. Ta fram en semesterpolicy
Vissa grupper (som t ex småbarnsföräldrar) har ofta extra behov av att vara lediga under specifika perioder. Många chefer tar därför fram en intern semesterpolicy för vad som gäller för vissa grupper. Detta kan vara värt att prova i din verksamhet om du tror att det skulle vara bra för dina medarbetare och underlätta planeringen.
4. Låt alla ta semester i juli
De flesta vill vara lediga i juli och semester i juni är ofta inte så populärt. För att underlätta planeringen kan du istället lägga era semesterperioder från mitten av juni till mitten av juli och från mitten av juli till mitten av augusti. Du kan också ha en sammanhängande semesterperiod för hela juli som man som medarbetare kan få ta ut var tredje år.
5. Ge alla minst 3 veckors sammanhängande ledighet
Alla har rätt till fyra veckors sammanhängande semester under juni, juli och augusti om inte avtalet säger något annat. Oavsett hur ert avtal ser ut bör du alltid försöka se till att alla får en sammanhängande ledighet under minst 3 veckor. Dina medarbetare behöver en längre semester så att de verkligen får chans att koppla bort jobbet och kan ladda om batterierna med ny kraft och energi.
6. Ge chefen (dig själv) semester
Att alla behöver semester gäller också dig själv – så se till att även chefen får en sammanhängande ledighet och kan vila ut ordentligt. Delegera beslutanderätten till en chefskollega eller interimschef och ge dig själv en välförtjänt semester.
7. Kom ihåg att du har sista ordet
Om ni inte får ihop semesterplaneringen, så måste du som chef själv tillslut gå in och fördela semesterperioderna. Det kan kännas obekvämt men det är ditt ansvar och din skyldighet som chef. Ge gärna dina medarbetare en till chans att prata ihop sig och försöka få ihop sina önskemål. Men sätt också en tydlig deadline för när du kommer behöva ta över rodret om de inte lyckas lösa planeringen själva.
8. Ta in en sommarkonsult
Behöver du extra personal för att få ihop semesterpusslet? Då är det ofta en smidig och trygg lösning att ta in en konsult. Även här är det klokt att vara ute i god tid. Ju tidigare du kontaktar ditt konsultföretag, desto större chans är det att lyckas få rätt person till rätt uppdrag. Anlita ett konsultbolag som har en bra matchningsprocess och som vet hur man matchar rätt kandidat med rätt uppdragsgivare och arbetsuppgift. När du väl hittat rätt konsult bör du också agera snabbt, så att du inte förlorar en bra kandidat på grund av att processen drar ut på tiden för mycket.
9. Ge konsulten de bästa förutsättningarna att göra ett riktigt bra sommarjobb
Om du bestämt dig för att ta in en konsult när du och din ordinarie personal är borta, är det viktigt att ge hen de bästa förutsättningarna för att göra ett riktigt bra jobb. Boka gärna in några timmar i kalendern för att gå igenom alla rutiner och förväntningar med konsulten innan han/hon startar. Gör en checklista som ni gemensamt kan kryssa av under mötet så att ni inte missar några viktiga punkter. Tips! Här kan du ladda ner våra bästa tips på hur du förbereder verksamheten på en socionomkonsult.
10. Börja planera nästa sommarsemester redan i augusti
När du kommer tillbaka från din välförtjänta semester är du förhoppningsvis utvilad och full med energi och nya idéer. Vårt tips är att ta en timme och reflektera över er semesterplanering nu när den fortfarande är i färskt minne. Fundera över vad som gick bra och vad som kan förbättras inför nästa år? Har du tagit in en konsult i verksamheten under sommaren är det också utmärkt att ta en stund och utvärdera detta. Återkoppla gärna direkt till konsultchefen på bolaget du anlitat. Ge feedback och fråga även gärna om konsulten har några egna reflektioner, tips och funderingar.
