När verksamheten på Socialförvaltningen stod under högt tryck anlitade kommunen två interimschefer från CareOn.

I den här intervjun berättar vård- och omsorgschef Bengt om hans erfarenheter av att ta in tillfälliga verksamhetschefer i organisationen. Han bjuder även på flera goda råd för att få en interimschefslösning att fungera optimalt!

I tider av högt arbetstryck och uppsägningar tog ´kommunen hjälp av två interimschefer från CareOn i syfte att leda personal inom hemtjänsten samt i ett äldreboende. Förutom den höga arbetsbelastningen var också trycket extra högt över sommaren, eftersom många sommarboende vistades tillfälligt i kommunen. Situationen krävde erfarna chefer som snabbt kunde vara på plats och agera direkt.

Kommunen behövde snabbt fylla sina verksamhetsluckor

– CareOn presenterade två konsulter som båda var mycket kvalificerade interimschefer, berättar vård- och omsorgschefen Bengt när vi ses för en pratstund och fortsätter:

– Kommunen behövde kunna fylla dessa luckor i verksamheten mycket snabbt. Konsulterna kunde vara på plats nästan omgående och tack vare sin stora erfarenhet och kompetens kunde de dessutom börja arbeta skarpt med sina uppdrag redan från start, vilket var mycket bra för kommunen.

En chans att se sin verksamhet med nya ögon

De två interimscheferna som kom till kommunen, Mikael och Susanne, fick båda förvaltande uppdrag baserat på sin ledarkompetens och långa erfarenhet av socialt arbete. Att de var så kvalificerade gjorde också att de var självgående från dag två, något Bengt ser som en stor fördel med en interimslösning.

– Ytterligare en fördel är alla de möjligheter som man plötsligt ser när någon kommer in och tittar på verksamheten med ”nya ögon”, säger Bengt. Mikael och Susanne gav mig många nya idéer och effektiviseringsförslag utifrån vad de såg.

Förbered verksamheten – tydliggör uppdrag och prioriteringar

Mikael och Susanne har båda 40-års arbetslivserfarenhet av socialt arbete och av att tidigare ha arbetat som interimschefer. De har båda stor initiativförmåga samt god kommunikativ förmåga.

– För att ge dem en så bra start som möjligt och kunna dra nytta av deras kapacitet fullt ut, förberedde vi oss innan de kom. Vi såg till att tydliggöra uppdragen och vad som skulle prioriteras – det tror vi är a och o för att nå verksamhetens mål, säger Bengt.

Viktigt att skapa förtroende i personalgruppen  

Bengt, som är en engagerad person, fortsätter samtalet med att resonera kring begreppet förtroende, något han själv ser som en viktig del i rollen som interimschef. En av de största utmaningarna med korttidsanställningar är att skapa förtroende i personalgruppen eftersom en interimschef inte har samma möjlighet att bygga relationer som en tillsvidareanställd.

– Mikael och Susanne löste det bra. Deras lösning var att inkludera personalen tidigt och satsa på dialog. Det var också ett smart sätt för dem att själva få information, säger han.

Interimschefen behöver vara självgående och ta egna initiativ

För både Mikael och Susanne innebar interimschefsjobbet ett personal-, budget- samt ett arbetsmiljöansvar. För Bengt som har en full almanacka var det viktigt att konsulterna var självgående och att de tog egna initiativ.

– Jag gillade att de hittade kreativa vägar för att få svar på sina frågor. Det vidgade också deras kontaktytor på ett smart sätt, säger han.

Lättare för en interimschef att genomföra förändringar

Förändringsbenägenheten är kopplad till att interimskonsulter vågar vara proaktiva i samtalen och i besluten och att de har med sig mycket kunskap från andra arbetsplatser. Proaktivitet, enligt Bengt, bygger bland annat på att de inte känner till hur en arbetsplats mår. De har heller ingen bakgrundsinformation om någon i personalen eller om någon vårdtagare.

En interimschef har också ofta lättare för att föreslå förändringar, eftersom de kan dra paralleller till andra arbetsplatser och berätta vad som har fungerat där, säger Bengt. Genom att föreslå nya arbetssätt i olika utvecklingslägen samt nya system för att backa upp befintliga strukturer fick han uppslag till nya sätt att arbeta på. Den kunskapen hade Bengt inte fått på annat sätt, säger han.

Ta tillvara på nytänkande idéer – spara både pengar och tid!

– Mikael och Susanne kom också med förbättringsförslag kopplade till ekonomin. Genom att ge förslag på effektiviseringar i olika situationer kunde verksamheten förnyas och spara pengar. Förutom tidseffektiviseringen skapade de också en trygghet i personalgrupperna genom att föra samtal med personalen, säger han.

Glöm inte den viktiga utfasningen!

Bengt rundar av vårt samtal genom att prata om vikten av att även ha en genomtänkt utfasning av interimschefen. Tipset han ger är att låta interimscheferna dokumentera vad de ser att verksamheten behöver förändra eller komma ihåg inför framtida diskussioner. Dessa anteckningar bör sparas och dokumenteras för att kunna kopplas till specifika ärenden eller situationer.

– Det kan vara en god idé att ha strategiska och kontinuerliga möten med interimschefen samt avstämningar med jämna mellanrum även i utfasningsdelen. Det är också bra om den nyanställda chefen kan få cirka två veckor tillsammans med den interimschef som varit på plats för att gå igenom arbetssituationen och få en bra överlämning, avslutar Bengt.