”En organisationsutveckling kräver både yrkes- och ledarkunskap”

anna

Eva Strömberg fick uppdraget att leda individ- och familjeomsorgen i en västsvensk kommun i avvaktan på att en ordinarie chef rekryterades.
– Uppdraget som skulle vara upprätthållande tog en helt ny vändning redan efter några veckor, berättar Eva.

Eva Strömberg kom till en verksamhet i kris. Det visste hon när hon tog uppdraget.
– Den tidigare chefen hade fått sluta under tråkiga former och kommunen behövde någon som ledde arbetet under tiden en ordinarie chef rekryterades. Uppdraget som skulle vara upprätthållande tog en helt ny vändning redan efter några veckor, berättar Eva.

Organisationsutveckling
Först och främst noterade Eva akuta behov av att utveckla de administrativa rutinerna.
– Det var en nödvändighet för att kunna ansvara för verksamheten. Att säkerställa hanteringen av inkommande ärenden blev prioritet ett. En administratör samt en medarbetare med särskilt ansvar för mottagning och registrering av ärenden utsågs nästan omgående, berättar Eva.

Därefter följde några veckors observation av hela verksamheten samt kommunikation med alla medarbetare, enskilt och i grupp. Behovet av en omorganisering blev uppenbar. Utvecklingsbehovet dokumenterades liksom förslag på hur en förändring skulle kunna se ut. Kommunledningen, som tog del av Evas förslag, insåg genast allvaret i situationen. Avtalstiden förlängdes och Eva fick uppdraget att genomföra de föreslagna förändringarna.
– Kryddat med lite mod kände jag att jag kunde lita på den yrkeskunskap och den ledarkompetens jag har och jag tackade ja till att skapa en ny struktur tillsammans med mina medarbetare, säger Eva.

Ledarkunskap central
Ledarkunskapen är något Eva återkommer till i vårt samtal. För att leda människor mot ett gemensamt mål krävs erfarenhet av vad som driver människor och hur de fungerar i organisationer. Hon tillägger också hur viktigt det är att medarbetarnas mål stämmer överens med verksamhetens mål och behov.
– Kunskap om förändringsledarskap är viktig eftersom organisationen är de människor som befolkar den. Att skapa positiv energi och få medarbetarna att tillsammans vilja vara med och utveckla sin verksamhet i given riktning är det som avgör hur resultatet blir, berättar hon.

Eva utvecklar resonemanget och betonar vikten av att lyssna till personalen och få en förståelse för var de står just nu. I samtalen fokuserade hon på att lyssna till de känslor som uppstod i den kris de genomgått, om hur var och en såg på arbetet i nutid och i framtid, vad de personligen ville satsa på, hur de ville formulera verksamhetens uppdrag samt vilken kultur de ville vara med och skapa. Detta ledde till att medarbetarna tog aktiva beslut beträffande sitt engagemang och att några valde att sluta och söka nya utmaningar medan andra valde att gå över till IFO:s öppenvårdsverksamhet.
– Arbetsplanen förändrades i och med att nyrekryteringar kom in i bilden. Det nya myndighetsteamet bestod av nio utredare och en gruppledare, säger Eva.

Nyrekryteringar
Totalt rekryterades nya medarbetare i hela teamet innan Eva lämnade över till en ordinarie chef. En gruppledare rekryterades också eftersom ordinarie gruppledare var föräldraledig.

-I rekryteringsprocessen klargjordes för kandidaterna hur det såg ut i organisationen, vilka krav som ställdes på engagemang och vilja att utveckla IFO:s myndighetsutövning och vad som var tanken med teamarbetet och teamets ansvar, säger Eva.

Utredningsteamet blev en mix av personer med erfarenhet och unga nyutexaminerade människor som kunde lära av varandra och som var entusiastiska inför det nya. Några av dem hade också ett särskilt intresse för myndighetsutövning. Den nya organiseringen innefattade även ett behandlingsteam i vilket det ingick medarbetare som hade arbetat länge i kommunens öppenvård. Det nya för deras del blev att några nya kompetenser tillfördes och att en gruppledarfunktion inrättades.
– Gruppledarens roll är central. Gruppledarens uppgift är att teambilda, leda teamet i klientarbetet i vardagen, vara en närvarande och tillgänglig handledare, finnas tillhands för att svara på frågor, ge stöd och skapa lugn bland medarbetarna, säger hon.

Varje medarbetare i organisationens båda team fick en medarbetarplan kopplad till IFO:s verksamhetsplan, ett personligt skriftligt uppdrag samt ett första utkast till en kompetensutvecklingsplan.

Bygga teamkänsla
Förutom en tydlig struktur och tydliga ansvarsområden hade Eva ett stort fokus på att skapa en teamkänsla och på att bygga en kultur.
– Vi hade teamskapande dagar där vi lärde känna varandra och där vi tänkte team. Under de dagarna gick vi igenom värdegrunden, vad den betyder och hur jobbet löper i enlighet med värdegrunden. Vi diskuterade även frågor kring inlärning och personlig utveckling. Målet var att få människor att känna sig trygga i sitt uppdrag och känna att de behövdes, säger Eva entusiastiskt.
Att Eva är en entusiastisk person med mycket ork och mycket spännande idéer märks i samtalet med henne. Återigen resonerar hon kring vikten av bra chefskap, något hon tycker ligger som grund till att hon lyckades i uppdraget.
– Yrkeskunskapen är viktig men ledarskapet är nog så viktigt i en chefssituation. Att jag identifierade mig med kommunledningens intentioner på ett strategiskt plan och lät gruppledare identifiera sig med handläggare och klientarbete tror jag var en del av att jag blev trovärdig när jag kom med mina förslag, säger hon.
Vidare talar hon om vikten av att fylla på med kunskap och fråga människor runt omkring när hon själv saknade kunskap. På så sätt gjorde hon människor viktiga för varandra samt att det blir tydligt vad var och en kan.
– Ingen kan kunna allt, det är tillsammans kedjan blir komplett, säger hon.

Rollen som interimschef
Avslutningsvis talar vi om rollen som interimschef och vad den betyder för uppdragets utgång. Har utifrånkommande chefer lättare att få gehör för sina åsikter och förslag?
– Att anlita en konsult på ett chefsuppdrag innebär att verksamheten tänker till kring vad de vill ha genomfört samt kring vad de förväntar sig att resultatet ska bli. Som interimschef är det också lättare att vara tydlig med vad som krävs för att kunna ta ansvar för verksamheten. Överenskommelsen blir tydlig för båda parter, säger Eva.

För Eva har uppdraget i den västsvenska kommunen varit roligt, utmanande och utvecklande. Rollen som interimschef passar henne särskilt bra eftersom hon får möjligt att bidra med nya kunskaper och synsätt samt att hon får användning för sin ledarkompetens. Hon gillar även allt nytt hon lär sig ute på uppdragen eftersom vare arbetsplats är så unik, avslutar hon.